【My Redmine 導入事例】株式会社ユウクリ様

株式会社ユウクリ様は、1984年に設立。正社員・契約社員として転職したいクリエイターを対象とした「転職支援」、ユウクリ様と雇用契約を結んだクリエイターが派遣先の企業に就業する「人材派遣」、また、業務委託契約で働きたいクリエイターのための「アウトソーシング」などの事業を行われています。ユウクリ様に登録されているクリエイターは1万人以上、これまでに4000社以上との取引実績があります。

アウトソーシング事業を担当されている、クリエイター窓口担当の高田様、進行管理担当の青山様にお話を伺いました。

私たちが所属しているのは、クリエイティブに関する業務委託案件を専門に取り扱う部門です。高田は主にクリエイターの登録とチームメンバーの人選、青山は制作チームの管理と運用を担当しています。

様々な企業のパンフレットやポスターといった紙媒体の制作はもちろん、ポータルサイトやECサイト、Webメディアの運営のお手伝いなども行っています。単に制作物を納品するだけでなく、継続的に制作を行う“チームづくり”までご提案できるのが特徴です。ご契約後、登録フリーランスクリエイターによる専門チームを構築。発注フローの整備から運用まで、一括でサポートを行っています。

このときチームメンバーとしてアサインするクリエイターは、登録クリエイターの中でも3年以上の実務経験があり、かつ弊社で面談をした方のみです。お客様とプロジェクトを進めていくにあたって、信用できるクリエイターに制作を依頼できるのが強みです。

制作発注から納品までのやりとりにおいて、お客様・クリエイター・ユウクリの三者間で利用しています。

①お客様からユウクリへ発注いただく際に、チケットを作成していただきます。チケットには、発注内容や〆切、制作に必要となる資料を添付していただき、その内容をまずはユウクリ社内で確認します。

②ユウクリから最適なクリエイターへお仕事を割り振ります。クリエイターへは事前にチャットツールで対応可能か確認を取ってから「My Redmine」のチケット番号をお伝えします。

③制作物が出来上がったら、クリエイターからお客様へRedmine上で直接ご報告・納品します。お客様に内容を確認していただき、完了という流れになります。

依頼ごとにチケット1件を作成しており、現在、月に約100件のチケットを作成しています。

部門のメンバー内で、それぞれの役割を明確化することになった際に、業務の見直しを行ったことがきっかけです。

もともと受託業務の管理には他社のサービスを使っていましたが、セキュリティ上の理由で重要な情報はクラウドサービスに記録できないため、結局は表計算ソフトで管理していました。以前利用していたサービスはCSVでのデータの取得ができなかったので、二度入力しなくてはならない手間があり大変でした。

そのため、今回CSVでデータをダウンロードできることをまず第一にツールを探しました。また、カスタムフィールド（自由に独自の項目を追加できる機能）が使えること、ステータス名を自由に変更できること、複数のタスクのステータスを一括で更新できる機能が備わっていることも重視しました。

「My Redmine」は、取引先企業様とのプロジェクトで使用しており、馴染みがあったために候補に入りました。他のツールと比較した結果、弊社が要求する仕様を最も満たすことがわかりました。

「トラッカー」や「チケット」などの用語が独特だったので機能の考え方を理解するのが少し大変でした。ファーエンドテクノロジーが運営する情報サイト「Redmine.JP」を参考にしながら設定をしました。

一番活用しているのは、クリエイターがチケットを追加や削除できないようにする「権限の設定」機能です。

また、初めてRedmineを利用するクリエイターには、依頼や返信の仕方などを解説したマニュアルを社内で作ってお渡し、電話でご説明しています。

お客様への請求業務がとても楽になりました。以前はグループウェアと表計算ソフトを見比べて、一件一件確認する手間がありました。請求業務は営業担当者が行っていますが、本来の業務時間が削られてしまっていました。

「My Redmine」を導入してからは、カスタムフィールド「本数」や「サイズ」などに入力したデータを毎月CSVファイルでダウンロードしています。ダウンロードしたデータを別途作成した表計算ソフトに貼り付けると、自動的に計算されて請求金額の結果が表示されるように数式を組み込んでいます。CSVデータのダウンロードにこだわるポイントはまさに請求業務のためです。