【導入事例】株式会社ユウクリ様

2018/07/10

My Redmineとはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「Redmine」をクラウド上でご利用できるサービスです。

【話し手】プロフェッショナルクリエイター事業部 キャリアアドバイザー部 CA第3グループ リーダー 高田様(左)、プロフェッショナルクリエイター事業部 アウトソーシングサービス部 進行管理担当 青山様(中央)【聞き手】ファーエンドテクノロジー株式会社 代表取締役 前田(右)

「My Redmine」でWeb制作の発注から納品まで
委託先クリエイターへの請求業務の効率アップ

人材派遣や転職の情報が豊富なユウクリ様のサイト

株式会社ユウクリ様は、1984年に設立。正社員・契約社員として転職したいクリエイターを対象とした「転職支援」、ユウクリ様と雇用契約を結んだクリエイターが派遣先の企業に就業する「人材派遣」、また、業務委託契約で働きたいクリエイターのための「アウトソーシング」などの事業を行われています。ユウクリ様に登録されているクリエイターは1万人以上、これまでに4000社以上との取引実績があります。

アウトソーシング事業を担当されている、クリエイター窓口担当の高田様、進行管理担当の青山様にお話を伺いました。

アウトソーシング事業でオーダーメイドなプロジェクトを進めていく

御社のサービスについて教えてください。

私たちが所属しているのは、クリエイティブに関する業務委託案件を専門に取り扱う部門です。高田は主にクリエイターの登録とチームメンバーの人選、青山は制作チームの管理と運用を担当しています。

様々な企業のパンフレットやポスターといった紙媒体の制作はもちろん、ポータルサイトやECサイト、Webメディアの運営のお手伝いなども行っています。単に制作物を納品するだけでなく、継続的に制作を行う“チームづくり”までご提案できるのが特徴です。ご契約後、登録フリーランスクリエイターによる専門チームを構築。発注フローの整備から運用まで、一括でサポートを行っています。

このときチームメンバーとしてアサインするクリエイターは、登録クリエイターの中でも3年以上の実務経験があり、かつ弊社で面談をした方のみです。お客様とプロジェクトを進めていくにあたって、信用できるクリエイターに制作を依頼できるのが強みです。

クリエイターの面談に利用するカラフルなミーティングコーナー

お客様からの発注、クリエイターへの依頼、お客様への納品までを「My Redmine」で

「My Redmine」をどのような場面で利用されていますか?

制作発注から納品までのやりとりにおいて、お客様・クリエイター・ユウクリの三者間で利用しています。

①お客様からユウクリへ発注いただく際に、チケットを作成していただきます。チケットには、発注内容や〆切、制作に必要となる資料を添付していただき、その内容をまずはユウクリ社内で確認します。

②ユウクリから最適なクリエイターへお仕事を割り振ります。クリエイターへは事前にチャットツールで対応可能か確認を取ってから「My Redmine」のチケット番号をお伝えします。

③制作物が出来上がったら、クリエイターからお客様へRedmine上で直接ご報告・納品します。お客様に内容を確認していただき、完了という流れになります。

依頼ごとにチケット1件を作成しており、現在、月に約100件のチケットを作成しています。

他社サービスで実現できなったCSVダウンロードをRedmineで可能に

「My Redmine」を導入するきっかけはなんでしたか?

部門のメンバー内で、それぞれの役割を明確化することになった際に、業務の見直しを行ったことがきっかけです。

もともと受託業務の管理には他社のサービスを使っていましたが、セキュリティ上の理由で重要な情報はクラウドサービスに記録できないため、結局は表計算ソフトで管理していました。以前利用していたサービスはCSVでのデータの取得ができなかったので、二度入力しなくてはならない手間があり大変でした。

そのため、今回CSVでデータをダウンロードできることをまず第一にツールを探しました。また、カスタムフィールド(自由に独自の項目を追加できる機能)が使えること、ステータス名を自由に変更できること、複数のタスクのステータスを一括で更新できる機能が備わっていることも重視しました。

「My Redmine」は、取引先企業様とのプロジェクトで使用しており、馴染みがあったために候補に入りました。他のツールと比較した結果、弊社が要求する仕様を最も満たすことがわかりました。

プロフェッショナルクリエイター事業部 キャリアアドバイザー部 CA第3グループ リーダー 高田様

ファーエンドテクノロジーが運営する情報サイト「Redmine.JP」を参考に設定

「My Redmine」の導入時に課題はありましたか?

「トラッカー」や「チケット」などの用語が独特だったので機能の考え方を理解するのが少し大変でした。ファーエンドテクノロジーが運営する情報サイト「Redmine.JP」を参考にしながら設定をしました。

初めての方にはマニュアルを作成して配布

「My Redmine」の運用で工夫されている点はありますか?

一番活用しているのは、クリエイターがチケットを追加や削除できないようにする「権限の設定」機能です。

また、初めてRedmineを利用するクリエイターには、依頼や返信の仕方などを解説したマニュアルを社内で作ってお渡し、電話でご説明しています。

権限の設定イメージ

ダウンロードしたCSVデータを活用して請求業務のスピードアップし、事務作業の時間を削減

「My Redmine」を導入してどのような効果がありましたか?

お客様への請求業務がとても楽になりました。以前はグループウェアと表計算ソフトを見比べて、一件一件確認する手間がありました。請求業務は営業担当者が行っていますが、本来の業務時間が削られてしまっていました。

「My Redmine」を導入してからは、カスタムフィールド「本数」や「サイズ」などに入力したデータを毎月CSVファイルでダウンロードしています。ダウンロードしたデータを別途作成した表計算ソフトに貼り付けると、自動的に計算されて請求金額の結果が表示されるように数式を組み込んでいます。CSVデータのダウンロードにこだわるポイントはまさに請求業務のためです。

プロフェッショナルクリエイター事業部 アウトソーシングサービス部 進行管理担当 青山様

ほかのプロジェクトでも使っていきたい

今後のご利用について教えてください。

「My Redmine」は、プロジェクトのメンバーでないと見ることができない閲覧制限を設定できるのが良い点です。複数のユーザーをプロジェクトごとに分けて情報共有するときに良いと思います。

今後ほかのプロジェクトでも「My Redmine」をどんどん使っていきたいと思っています。

会社名
株式会社ユウクリ(旧社名:株式会社優クリエイト)
所在地
東京都渋谷区円山町28-3
いちご渋谷道玄坂ビル
設立
1984年
事業内容
クリエイター採用支援
フリーランスクリエイターによるアウトソーシング
美大芸大生の新卒採用支援
URL
http://www.y-create.co.jp/

本記事の情報は、掲載日時点のものです。