My Redmineとはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「Redmine」をクラウド上でご利用できるサービスです。
株式会社ナビックスグローバルネットワーク様のご利用事例を紹介します。
「My Redmine」で留学生のフライトスケジュールまで管理
外出時でもスマートフォンから簡単アクセス
株式会社ナビックスグローバルネットワーク 代表取締役 松村香納子様
株式会社ナビックスグローバルネットワークス様は2004年に株式会社ナビックスの留学事業部として設立され、2016年に同社より留学事業部が独立し、創業されました。
海外留学の手続き代行などを行われています。海外留学では、マッサージやエステの資格が取れるプログラムが提供されていてインドネシア、カナダ、タイ、台湾、ハワイ、マルタなど世界各地への留学サポートを行われています。
ご本人もオーストラリアに留学のご経験がある代表取締役の松村香納子様にお話を伺いました。
当社は留学エージェントとして、現地の学校への入学手続きや滞在先の手配など留学に必要な手配を行ってます。体験や資格が取得できる「おけいこ留学」をメインとした短期間プログラムをご用意しています。例えば、バリ島で学ぶエステ留学、台湾で学ぶリフレクソロジー留学、タイで学ぶ古式マッサージ留学などのプログラムがあります。
日本でエステサロンやマッサージ店を開業されたい方、美容専門学校生などを対象に数日間〜数ヶ月間のプログラムをご用意しています。卒業生の中には、帰国してからマッサージ店を開業し全国に約130店舗を展開されている方もいらっしゃいます。
また、語学留学では、マルタ(ヨーロッパ)とプーケット(タイ)への留学プログラムをご用意しています。
最初はお客様の情報を紙ベースで管理していました。書類を月ごとに分けて、過去の情報を探すときはお客様の名前を見て資料を探していました。電話などでお問い合わせがあってもお客様の情報をすぐに見つけることができず、「少々お待ちください。折り返しご連絡します。」と言ってお客様をお待たせすることが多くありました。
その後、顧客情報管理に便利なツールがないかスタッフに相談してRedmineを導入することにしました。株式会社ナビックスの留学事業部では、自社サーバでRedmineを約5年間運用していました。
しかし、Redmineを管理していたスタッフが退職することになったことに加え、留学事業部も「株式会社ナビックスグローバルネットワーク」として独立することになりました。留学事業部の事業をそのまま引き継ぐことになり、新会社でRedmineをこれからどう管理していこうか悩んでいたとき、Redmineがクラウドで利用できる「My Redmine」を見つけました。
Redmineのデータをファーエンドテクノロジーの提供するオプションサービス「既存データ移行」を利用して「My Redmine」へ移行しました。Redmineは5年間使ってきた使い慣れたツールだったので、続けて利用できる環境に簡単に移行できてよかったです。
顧客情報管理とお問い合わせの管理として使っています。お客様からメールや電話でお問い合わせをいただきますが、お客様から伺った内容を「My Redmine」に入力して、現在どのような対応をしているのかを記録しています。過去にお問い合わせをいただいたお客様からのお問い合わせも、お客様のお名前を検索すればどんな対応をしたのか表示できます。
もし「資料請求したのに届かない」とか「以前資料請求をした者ですが」とお問い合わせがあった場合でも、資料送付日をチケットに入力しているので、「My Redmine」でお客様のお名前を検索をすればすぐに情報を表示できるのが便利です。
お客様にはメールでお見積書や予約確認書、飛行機のフライトスケジュール、出発の日程表などのファイルを送ることがあります。メールで送ったファイルは「My Redmine」のチケットにも添付して管理しています。外出時など手元に書類がないときでも、「My Redmine」にアクセスすれば必要な情報が簡単に参照できるので便利です。また、ファイルがパソコン内で散在することがなくなりました。
「My Redmine」は業務で毎日使っています。お問い合わせをいただくたびににチケットを更新して記録しています。1日5〜6件チケットを新規登録しています。
チケットにはカスタムフィールドを追加して工夫しています。例えば、リスト形式の項目「プログラム」は「バリエステ」「タイ古式マッサージ」「台湾リフレクソロジー」などの選択肢から選びます。入力の手間を省くだけでなく、チケットの一覧画面でプログラムごとに表示したり絞り込み検索もできるので活用しています。
自社サーバでRedmineを運用していたときは、社内ネットワークからのアクセスに制限されていたので、外からアクセスすることができませんでした。外出時にRedmine内の情報が必要な時は会社にいるスタッフにお願いして送ってもらっていました。
「My Redmine」はクラウドサービスなのでどこからでも、スマートフォンからでもアクセスできる点がとても便利だと感じています。海外生活をしている方には緊急なことが起きることもあるので、すぐにお客様の情報を表示できるのは便利です。また、海外出張もあるので助かっています。
また、以前はRedmineのバージョンアップのために1日使えないということがありましたが、「My Redmine」はサーバの維持管理をファーエンドテクノロジーにお任せできるので安心して使えます。
