【My Redmine 導入事例】株式会社東京証券取引所様

株式会社東京証券取引所様は、約3,600の企業が上場する株式市場を運営されている日本最大の証券取引所です。東証1部、東証2部、東証マザーズ、JASDAQなどの市場があり、株主数・流通株式・上場時価総額・事業継続年数等の上場基準によって分かれています。また、株価指数や株価情報などのマーケット情報を世の中に発信しています。

これらの市場に上場する会社の時価総額合計は世界の取引所の中で第3位（額合計は2017年12月末時点）、アジアでは最大の市場であり、日本の証券市場におけるセントラル・マーケットとしての地位を確立しています。

証券会社などのご利用者様が申請等に利用するWebシステムの開発を担当されている株式会社東京証券取引所 IT開発部 課長 情報システム担当 藤本様、株式会社東京証券取引所 IT開発部 調査役 情報システム担当 池畑様、株式会社セゾン情報システムズ 露口様にお話を伺いました。

「arrowface」というシステムの開発・維持の場面で、東京証券取引所の情報システム部門、サービスデスク（以下 SD という）、実際に開発維持をしていただいているベンダー様の三者で情報共有をしています。

「arrowface」は、証券会社などの企業様（利用者）が、東京証券取引所に対して、株式の発注等を行うためのシステムを構築したい場合に、東京証券取引所への申請手続きなどを行うためのシステムです。「arrowface」の利用者の方から操作などのお問い合わせをSDが受け、 SDで分からない場合は情報システム部門にエスカレーションされ、情報システム部門でも確認が必要な場合はベンダー様に連携を行い対応します。「My Redmine」は、拠点の離れた部門、会社間でお問い合わせ内容を共有し、かつナレッジを蓄積、活用するために利用しています。

従来はメールと表計算ソフトで情報共有をしていました。お問い合わせ内容や仕様変更案件など管理する案件ごとにフォルダを作成し、そこに表計算ソフトのファイルと関連資料を保存していました。それらのファイルは東京証券取引所側とベンダー様にそれぞれ存在していました。

また、「arrowface」の開発で起きたインシデントなど過去の情報はすべて表計算ソフトに一つ一つ記録していました。過去の情報を参照したいときに、今まで表計算ソフトベースで検索しようとしてもなかなか思い通りにヒットしなかったり、ヒットしてもそれをベンダー様と共有するにもメールで送る手間がありました。

「arrowface」は、我々情報システム部門、あるいは証券会社様から直接申請を受けているSDの担当者、ベンダー様の三者で運営しているので、どうしても情報共有が必要になってきます。情報システム部門とSDは社内ではあるものの拠点が違います。ネットワーク的には社内のネットワークが使えますが、ベンダー様は入れないという問題がありました。

「My Redmine」の導入のきっかけは、ベンダー様から「今やってる課題管理のやり方、限界ありますよね」というご指摘を頂いたことです。弊社では、証券会社様などお客様に提供しているシステムは、自分たちで作るのではなく基本的にはベンダー様に開発を依頼し、共同でシステム開発などのプロジェクトを進めています。その中で、ご協力いただいているベンダー様からご意見を伺い改善していくという活動を毎年行っているのですが、現状の案件管理について改善提案を頂いていたため、双方で情報共有が円滑にできるツールを導入しなければならないという問題意識を持っていました。

ツールの選定にあたっては、Redmineが既に社内の一部でオンプレミスの環境で運用されていましたので、Redmineをクラウドで利用できる「My Redmine」を検討することとしました。

自分たちでワークフローやステータスを自由に設定できること、検索機能を有していること、そして「My Redmine」の月額1万円（ガバメント・スタンダードプラン）という価格が決め手でした。まさに我々が欲しかった機能がこんな手頃な価格で利用できることから採用しました。

また、オープンソースでRedmineを構築する場合と比較すると、自分たちでメンテナンスやバージョンアップをする作業を、「My Redmine」だと我々は何も意識しなくてもいいことです。社内のオンプレミスの環境では、構築の工数もかかりますし、ベンダー様もアクセスできません。

過去の問い合わせをどう移行するかという課題がありました。過去のナレッジを有効活用したかったので、過去に表計算ソフトで作成した問い合わせ票を「My Redmine」に移行する必要がありました。現在登録されているチケット900件のうち500件が、過去の連絡票を移行したものです。500件もの単票を一つずつチケット登録していくのは大変なため、一度すべての単票をひとつのファイルに落とし込み、「Redmine チケット★一括★」を使ってインポートしました。

ステータスは今このチケットは誰がボールを持っているのかをはっきりわかるように作りました。例えば、「問合せ中（SD）（情シス回答待ち）」や「回答済（セゾン側⇒東証側）」などです。「回答待ち」「回答済み」ではなくステータス名に「東証」や「セゾン」など企業名を入れたのは、SD、情報システム、ベンダー様の三者から問い合わせが入るので、どこからどこへの問い合わせなのかが分かるように工夫をしました。もしステータスの名前が「回答済み」だけだと、回答済みになったことでどっちのボールになっているかが担当者との組み合わせでしかわかりません。「回答待ち」でもベンダー様が回答するものと弊社が回答するものがあるからです。回答しなければならないチケットを検索するときにステータスだけをフィルタにかけて検索できるというメリットがあります。

一番効果として大きいのが過去の検索です。膨大な情報量を共有しているので、表計算ソフトの単票は過去の情報を検索するのが大変でした。Redmineの検索だと一発でヒットするため情報に到達するまでのスピードがかなり上がりました。これまで平均で検索に30分かかっていたのが5分に短縮されました。

SDからの同じ質問がなくなりました。一回検索して調べることによって「前はこのような状態でこのような回答でしたが、今回この部分が違います」と質問されるようになりました。具体的な聞き方ができるようになり、質問の質が上がってきたのかなと思います。

また、チケット同士の関連付けが便利です。例えば、一つのインシデントに対して、関連するタスクがあった場合に関連づけて管理できることが良いと思います。膨大なインシデントを単票のファイル同士を関連づけて、三者で共有していて従来の方法では限界がきていました。単票の管理に工数をとられてるのが非常にもったいないと感じていましたので、「My Redmine」で工数削減を実現できたと感じています。

導入前では、ファイルをサーバに格納しましたというメールを送るものの結局単票のファイルを開かないと中身が見えませんでした。「My Redmine」では内容が通知メールに表示されるので内容をすぐ把握できるようになりました。