My Redmineとはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「Redmine」をクラウド上でご利用できるサービスです。
株式会社ITCS様のご利用事例を紹介します。
Redmineが保守契約先とのコミュニケーションをお手軽に
双方の無駄な作業を減らし本来の仕事に集中
株式会社ITCS様は、労務管理や経理管理を行う自社製品の「manageOZO」の開発・販売を行うSIer様です。オンプレミス版、クラウド版を提供し「manageOZO」をプラットフォームにお客様ごとに最適なアプリ開発等の業務行っていらっしゃいます。また、ベトナムの子会社でオフショア開発も行っており、低コストでスピーディなシステム開発を行なわれています。
本社を名古屋市におく株式会社ITCS様をお伺いし、横山正樹様に「My Redmine」についてお聞きしました。
Redmineガントチャートの画面イメージ
ファーエンドテクノロジーのサービスの利用前から社内サーバにRedmineをインストールして使用していました。もともと若い社員たちがガントチャートを使ってプロジェクトのタスク管理していこうと使い始めたのが最初だっだと思います。導入時期は2009年頃でバージョン1.3です。ガントチャートを引いたWBSを全部Redmineのチケットに落とし込んで担当を割り当てていました。
しかし、当時は使い方を良く理解していませんでした。プロジェクトの規模も小さくて、１人２人でやっている分にはRedmineを駆使しなくても問題がなかったからです。
次第に複数人でのチーム開発をしていくことが増えてくると、前行程、後行程で対応者が変わってくると、「担当が誰」で、「どうなっているのか」が管理者として見やすいことに後から気がつきました。ガントチャートを見て進捗を管理したり、活動を見て動いていない部分をチェックするなど、とても使いやすいと感じています。プロジェクトチームとしてある程度人数が多くなると非常に活用の幅が広がりました。
また、ソースコード管理のSubversionとの連携やテスト管理ツール等がRedmineと連携できます。Redmineをきっかけに様々な開発ツールを駆使すると、作業ミスもなくなり、ある程度人力に頼ることなく、使い方ができるんだなということが徐々にわかってきて色々なことがRedmineで管理できそうだという可能性を感じてます。
また、現在ではシステム開発のプロジェクト管理に使用するほか、経営層における課題管理にも活用してます。
ファーエンドテクノロジーの「MyRedmine」サービスを利用したきっかけは、2013年ごろに弊社が保守サービスを受託しているお客様から何か良いコミュニケーションツールがないかと打診されたことがきっかけです。
保守の中でシステムに関する調査依頼やお問い合わせ、作業依頼やそれに係る見積などの依頼を受けることがありますが、Redmineを利用する以前は、これらのやりとり全てが紙ベースだったんです。
作業を依頼されるドキュメントをメール添付で受領します。受領後は、受領完了とその対応方法について記した、ドキュメントを添付して回答するといったフローでした。
このようなやりとりを５年間続けていました。今考えるとよくやっていたなと思うのですが、それらのやりとりに係る作業時間がどうにかならないかなと私たちも思っていたのです。
そこで、以前より使用していたRedmineをコミュニケーションツールとしてお客様に提案することにいたしました。
第1ソリューション部 部長 横山正樹様
実は、先方にもRedmineを使用している方がいらっしゃったこともあり、運用ルールをスムーズに策定することができました。基本的には、この時策定したマニュアルが基となっており、他の保守のお客様の運用にも活用しています。
やはり、紙（メール添付）でやりとりするよりRedmineでのやりとりがお手軽感があると思います。これは保守先のお客様も感じていると思います。紙だと面倒だなとこれまで依頼されなかったような細かな作業依頼もRedmineなら気軽に依頼することができます。「急ぎではない」「重要ではない」といったタスクの依頼について、Redmineだと心理的な障壁が低くなりご依頼を頂くことが増えたと感じています。その結果、対応漏れなどがなくなってきていると思います。
そのような効果もあり、お客様も当初ひとつの部署からのご利用でしたが、活動範囲が広がって、現在では三つの部署で「MyRedmine」を活用して、保守のやりとりをするようになっています。
ホスティングサービスを利用することは、コストパフォーマンスも良いと思います。導入するにあたり、お客様にサーバを設置することも考えましたが、外部からのアクセスを許可しなければならないなどセキュリティの面で難しい面がありました。
また、ITCSの社内にサーバをたてる案もありましたが、やはりこちらもイニシャルコストやサーバ等のメンテナンスやバージョンアップへの対応を行うことについて社内のリソースを奪われてしまうなどのランニングのコストも多いと考えました。
自分たちとしては、本業のシステム開発に注力したいと考えているので、セキュリティもしっかりしているRedmineをホスティングしている専門の会社に依頼した方が良いだろうという結論に至りました。
ある保守契約先のお客様を例にするとRedmineの活用については、平均して年間400チケット程度です。１日につき約１チケットです。プロジェクト立ち上げ時期やシステムのリリース間際などは、バグの修正などチケットの発行が多くなります。
また、社内におけるRedmineの活用については、なるべく小さな案件でもRedmineを利用することにしています。
小さいプロジェクトにおいては、実はRedmineを使用しなくても上手くいくこともあります。Redmineを使わずにうまくいくことも特に悪いことだとは思っていません。しかし、小規模案件でRedmineを使用していないスムーズに行かない場合を振り返ると、計画をきちんと立てられていないことが多いです。うまくいかないと、結局リカバリーする必要が出てきます。得てして、計画の見積が甘いことが原因です。きちんと計画したWBSをRedmineに落とし込めば適切に管理できると思います。
新規のお客様の例ですが、「MyRedmine」をコミュニケーションツールとして提案させて頂きました。プロジェクトが始まると「基本設計の仕様書をください」とか「テストデータください」というやりとりを、メールで行うのが常でしたが、メールだと色々な他の業務と混在してしまいます。そこで、お客様にクラウドサービスである「MyRedmine」で保守の管理をさせてくださいとお願いをしました。お客様は、Redmineのご利用は初めてだったのですが、結果的には、非常に喜んで頂けました。
当社としてもRedmineの使用については、だいぶこなれてきているので、今後も大規模プロジェクトについては、Redmineを活用していきたいと思っています。
