My Redmineとはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「Redmine」をクラウド上でご利用できるサービスです。
ハイウエア株式会社様のご利用事例を紹介します。
社内外の業務をMy Redmineで一元管理
最初に運用ルールをチケットで提示し、お客様とのやりとりを円滑に
左からハイウエア株式会社 開発ディレクター 高橋様、代表取締役 樋口様
ハイウエア株式会社様は、ITコンサルティングや、自社開発のナレッジ共有システム「ナレッジセンサー」の提供などを行われています。
My Redmineのご利用について代表の樋口様、開発ディレクターの高橋様にお話を伺いました。
ハイウエア株式会社は2007年に設立したITコンサルティング会社です。お客様のご要望をお伺いしITを使って解決する方法を提案しています。提案や仕様策定・設計に限らず、開発から運用・サポートまで行うケースもあります。
コンサルティング業務を行う中で生まれたサービスの一つが、ナレッジ共有システムのSaaS「ナレッジセンサー」です。コールセンターのコミュニケーターの方や社内ヘルプデスク向けに、検索の時間短縮や質問解決率100％を目標として、社内の共通知識（ナレッジ）やFAQを整理して制作し、検索しやすいように登録するシステムです。
2018年から同サービスの提供を開始し、ナレッジ・FAQの作文／データベース化から運用後のメンテナンスまで当社で対応しています。現在3社に導入し、導入後に別部署からも追加契約を頂くなど好評です。
ナレッジセンサー
導入前はExcelでスケジュールやタスクを管理し、それらをメールで共有していました。最新の情報がどこにあるのか分からない状況が日常茶飯事で効率が悪いため、プロジェクト全体を管理できる良いツールがないかと考えていました。グループウェアを利用してタスクの進捗を共有したこともありましたが、どの作業がどこまで進んでいるのかわかりにくく不便に感じていました。
5〜6年前にある開発プロジェクトのマネジメントとコンサルティングに携わりました。発注元は広島、開発は大阪と山口、当社は横浜でマネジメントとドキュメントの管理を引き受けていました。
最初はメール、チャット、ビデオ通話で頻繁にやりとりを行なっていて情報の管理が大変でした。以前在籍していた会社で開発管理ツールを利用していた経験から同じように管理できないかと考えていたところ、山口にいた開発メンバーの1人がRedmineを紹介してくれました。そのメンバーは自社でサーバを用意してRedmineを構築するつもりだったと思いますが、自力でRedmineを構築する時間はもったいないと考えました。
代表取締役 樋口様
そこでインターネットでRedmineを利用できるサービスを探し「My Redmine」を見つけました。無料お試しを使ってみて使えそうだと思い正式に導入を決めました。
そのプロジェクトでMy Redmineをとことん使い込むなかでRedmineを自分の使いやすいように利用できることがわかり、そして現在に至るまで継続利用しています。
Redmineを使い始めて、プロジェクトごとにタスクを管理できるようになり、それぞれのタスクの進捗具合がわかりやすくなりました。まさにこんなツールを探していたという感じでしたね！
当社ではお客様とのやりとりも社内のやりとりもMy Redmine上で行なっています。My Redmineは今や欠かせないものです。
お客様とやりとりする時は、お客様ごとにプロジェクトを作成し案件を管理しています。シンプルな使い方をしており、使う機能は主に「チケット」「文書」「ニュース」です。文書モジュールはファイル共有に重宝しています。
当社ではお客様とのメールは基本的に行なっていません。メールを利用したり、ファイルサーバを別途用意したりする必要なくMy Redmine上で便利に情報共有を完結させられているからです。
最近ウイルスメールによる被害が話題になっていますが、My Redmineを利用することで当社ではそういった心配もなくお客様とやりとりできるのも使っていてよかった点です。
チケットは当社のマネジメントスキルのある担当者だけが作成するようにしています。以前お客様が一度に大量のチケットを作成され管理が大変だったことがあり、それ以降は当社のマネジメント担当者のみが行うようにしました。
また、チケットの発行や命名、ファイルの保存場所、チケットの書き方などのルールを当社で決めることにしました。そしてお客様とやりとりを始める前に運用ルールを記載したチケットを作成してお知らせするようにしています。お客様に自由に運用を任せるよりも、ある程度事前にルールを決めた方がお客様も利用しやすくなるようです。
開発ディレクター 高橋様
社内の業務管理も100％My Redmineで行なっています。当社は創業時からテレワークを実施していますが、スタッフ同士もメールなどは一切使わずMy Redmine上で業務に関するやりとりを完結させています。
社内の業務に関しては、代表の樋口がチケットを作成し各スタッフを担当者に設定しています。期日の設定はほとんど行いません。スタッフの業務量と負荷を見ながら、無理なく仕事が出来るように割り振りをしています。My Redmineのチケットで上手に管理すればスタッフの業務量や負荷がリアルタイムに見えます。
忙しいときほどTO DOリストを作りがちだと思います。My Redmineの利用を始めてから、生きたTO DOリストがMy Redmine上にあるためリストの作成が不要になりました。チケットを日付順に並べ変えるなどして優先順位をつけて取り組んでいます。
My Redmineを利用することでマネジメント力が上がったように思います。仕事を以前より上手く整理できるようになりました。導入前はプロジェクト管理ツールなしでよく仕事が出来ていたなと今では思うほどです。
仕事の進め方が整理できたことで、効率的に仕事ができるようになりました。同じ時間内に出来る仕事量が増えたと感じています。これからもMy Redmineを使い続けたいと思います。
