【導入事例】システムアトリエ ブルーオメガ様

2020/01/31

My Redmineとはオープンソースのプロジェクト管理ソフトウェア「Redmine」をクラウド上でご利用できるサービスです。

システムアトリエ ブルーオメガ 余村様 木村様 張様(写真左から)

「My Redmine」の導入でテレワークの社員やパートナー企業とのやりとりがスムーズに
ガントチャートで案件全体を把握できるよう工夫

システムアトリエ ブルーオメガ様は2016年設立。島根県松江市でITコンサルティング、ソフトウェア開発、ドローンによる空撮・動画制作など幅広い事業を手がけ、特に山陰地方では数少ないデータ解析・AI導入支援も行う会社です。

代表の木村様、チーフエンジニアの余村様、ドローン事業部の張様にお話を伺いました。

AIの導入支援やソフトウェア開発、動画制作など幅広い事業を展開

御社について教えていただけますか?

私たちシステムアトリエブルーオメガは、ITコンサルティング、ソフトウェア開発、ドローンでの空撮、イベントやPR動画などの動画制作などの事業を展開しています。

ソフトウェア開発事業では、受託開発のほか、自社サービスとしてICカードを用いて出退勤を記録するIoT出退勤管理システム「カコログ」、農地の遠隔監視システムを提供しています。動画制作の分野ではVtuberとなって地域の観光地やイベント情報を発信するYoutube動画「ちぃさんねる」の制作・配信も行なっています。

ITコンサルティング事業は代表(木村)が中心となって行なっており、データ解析やAIの導入支援を行うほか、公益財団法人しまね産業振興財団しまねソフト研究開発センターの研究員、松江商工会議所のIT経営相談員としても活動しています。

テレワークの社員やパートナー企業との情報共有ツールとして「My Redmine」を導入

「My Redmine」を導入したきっかけを教えていただけますか?

創業から3年が経過し、最近では社外の方と一緒に仕事をする機会が増えてきたため、スケジュールを共有する方法がほしいと考えたことがきっかけです。

これまで個人的なタスク管理には自ら開発したExcelのマクロを利用してガントチャートを描画するツールを使っていましたが、Excelでは複数人で共有することが難しく、メール通知などの機能もないため、別のツールを利用することを検討しました。

ツールの選定にあたり重視した点は、ガントチャートが使えること、社外の方と共有しやすいクラウドサービスであることです。そこで、以前からサービスの存在を知っていたMy Redmineを最初に試してみることにしました。My Redmineを試し、もし上手く運用できなければ別のツールを探そうと考えていましたが、導入の結果上手く業務が回ったためMy Redmineの正式導入を決めました。

「My Redmine」をご利用前の状況や課題について教えていただけますでしょうか?

開発・販売を行っているIoT出退勤管理システム

My Redmineを利用する前には、主に3つの課題がありました。

1つ目は、ホワイトボードによるタスク管理の問題です。利用前はオフィス内に設置したホワイトボードにタスクを書いて共有していました。タスク管理は問題なくできていたのですが、ホワイトボードをオフィス全体から見える場所に設置していたため、来客にスケジュールや案件が見えてしまうことが問題でした。

2つ目は在宅勤務時の問題です。当社はテレワークを導入しているため、社員は自宅などで業務を行うことも多く、ホワイトボードではオフィスに来ないとタスクが確認できないという問題もありました。

3つ目は、社外の方とのタスクの共有です。チャットツールを利用することが多いのですが、打ち合わせの内容や物事の経緯を把握するのに、チャットを遡らないと分からないため、不便に感じていました。

ガントチャートをベースにタスク管理 週1のミーティングで進捗を確認

現在の「My Redmine」での運用状況を教えてください。

当社ではガントチャートをベースにMy Redmineを利用しています。ガントチャートを描画するためにチケットを作成するようなイメージです。ガントチャートを重視するのは、代表の私(木村)が元々電気関係のエンジニアをしており、建設現場などで多く利用されるガントチャートで工程管理することに慣れていたためです。

My Redmineは業務全般で利用していますが、特にソフトウェア開発の工程・スケジュール管理で積極的に活用しています。お客様ごとにプロジェクトを作成し、そのプロジェクト内に案件別のサブプロジェクトを作成し、関わる社員、パートナー企業の方をメンバーに加えています。

最初にまず工程を洗い出し、想定される工程全部を先にチケットとして登録します。例えば11月に開始し3月に終了するプロジェクトであれば、プロジェクトの開始前に3月までのスケジュールを一通り全部登録し、予定通りに進捗しているのか、都度ガントチャートをみて確認するようにしています。

また、弊社はテレワークを推奨しており、社員は基本的に自由な場所で勤務が可能です。ただし週に1回は社員全員出社しホワイトボードでタスクの確認をしていたのですが、今ではリモートでもMy Redmineのガントチャート画面を見ながら業務の進捗を確認するミーティングを行なっています。現状My Redmineを導入して上手く業務が回っているのは、このミーティングの実施が要因であると考えています。

各自担当しているチケットのステータスや進捗率は随時変更しますが、チケットの「終了」だけはミーティング時に合意を取り、社員全員で業務の状況を確認することを心がけています。

代表 木村様

 運用ではどのような工夫をなさっていますか?

作業の連なるタスクは親子チケットで管理(イメージ)

ガントチャートを見やすくするための工夫を行なっています。

いくつかの作業が連なるタスクは親子チケットにしており、子チケットに期日を設定してスケジュールを管理しています。ガントチャートは開始日順に並ぶため、親子関係を設定しないと業務の関連がわかりにくいためです。案件毎にプロジェクトを分けているのも、ガントチャート画面でそれぞれの案件の動きを追いやすくすることを目的としています。

管理が煩雑になるため、トラッカーは現状は1つに統一しています。ステータスも「新規」「進行中」「終了」「却下」だけを利用しており細かく設定していません。

ルーティーンワークは進捗率で作業の経過がわかるようにルール化しています。例えば「請求書作成」というタスクであれば、請求書を提出した段階で進捗率を90%、入金があったら100%にしています。これも個別のチケットを確認することなく、ガントチャートを見るだけで状況を把握するための工夫です。

情報の伝達、タスクの優先順位付けが容易に

「My Redmine」を導入してどのような効果がありましたか?

ドローン事業部 張様

一番のメリットは、業務を伝えやすくなり、意思の伝達が容易となったことです。

社員が別々の場所で作業していることが多いため、社内での仕事のやりとりも基本的にチャットツールを利用して行なっています。急に新しい案件が入ってきたり、急ぎでスケジュールを伝えたいときは、まずチケットを作成して、チケットのURLをチャットで送るだけで案件を確認してもらえるようになり連絡が楽になりました。

ガントチャートで自分のタスクを確認し、期日の迫ったタスクから対応するようになるなど仕事の優先順位をつけやすくなりました。

社外の方とのスケジュール管理の観点では、リマインドメールがRedmineから送られるので、個別に案件確認のメールを送ることを考えずに済むようになりました。やりとりの経緯もチケットに残るので、状況を把握しやすくなったと感じています。

今後「My Redmine」をどのように活用いただけますか?

使い始めて半年が経ち、初めてプロジェクト管理ツールを使う社員も徐々に使い方に慣れてきましたが、今は代表(木村)1人でMy Redmineをハンドリングしている状況です。チケットの作成や修正も現状では1人が行なっていますが、他の社員でも管理できる状況にしていきたいと考えています。

今後さらに一緒に仕事をする仲間を増やしていくことが課題だと思っています。社内外で業務を円滑に進めるためにMy Redmineをどんどん使っていきたいです。

会社名
システムアトリエ ブルーオメガ
所在地
島根県松江市末次本町76-6 2F
設立
2016年4月
事業内容
ITコンサルティング、ソフトウェア開発、空撮、動画制作など
従業員数
3名
URL
https://blueomega.jp/

本記事の内容は取材日時点のものです。